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湖南信息学院会计档案管理暂行办法

发布时间:2021-06-05 16:28

第一章  总则


第一条 为加强学校会计档案管理,根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)等有关法律、行政法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 学校会计档案归口学校档案馆和财务处共同管理。档案馆负责对会计档案工作的指导、监督、检查,以及移交档案馆的会计档案的存放、利用和鉴定销毁工作。财务处负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用(移交档案馆前)和鉴定销毁等工作。

第四条 学校财务处要明确会计档案管理岗位的职责,建立健全会计档案内部管理制度,并指定专门会计档案工作人员,负责所有会计档案日常管理工作,指定专人后不得随意更换。


第二章  会计档案的内容


第五条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第六条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第七条 以下与财务会计核算相关的文件材料,应当执行文书档案管理规定,移交学校档案馆专项存放管理,可不作为财务会计档案管理:

(一)学校年度财务预算;

(二)学校财务预算执行及考核情况;

(三)学校对外投资的文件及相关投资证明;

(四)学校年度收入分配的相关文件及资料;

(五)学校基本建设和维修工程的施工合同及其它经济合同;

(六)各类审计决定、报告及意见书;

(七)公、检、法、税务下达的与经费有关的文书;

(八)国家及学校各项财务规章制度。

第八条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料,并附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。


第三章  日常管理


第十条 学校财务处负责全校会计档案的日常管理和对全校各部门会计档案管理的指导及监督。学校财务处设会计档案的工作岗位(兼职),按照归档范围和归档要求,负责定期将应归档会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、利用、期满销毁等工作。

第十一条 学校会计档案的封面及装订材料由财务处和档案馆统一制作,财务处和档案馆应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。

第十二条 财务处指定的档案工作人员是会计档案的立卷人,应对会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。财务处负责人对本部门的会计档案工作负责。

(一)财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序,健全各类账簿的记录和保管要求,统一各类财务报告的格式和编报时间,保证会计档案的完整、及时、规范。

(二)对各类会计凭证,应每月及时进行整理和装订,防止凭证的散乱和遗失。

(三)记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明应填列的内容,由装订人在装订线封签处签名或者盖章。

(四)会计账薄上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期,并加盖部门公章和分管财务的负责人(会计主管人员)的签章。

(五)对各类财务报告,应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖部门公章,部门负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十三条 为方便会计档案的查阅和利用,学校财务处形成的近10年的财务报告、会计账簿以及近6年的其他会计档案由财务处会计档案室保管。对超过上述年限,但尚不够销毁年限的各类会计档案,应移交学校档案馆及时接收保管。

第十四条 财务处当年和上年形成的会计档案,可在财务处办公室妥善保管,超过上述年限的会计档案应在每年的4月份前编制移交清册,移交给会计档案室保管。

第十五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年,从当年会计年度终了后的第一天算起。

第十六条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第十七条 对学校的年度财务报告(年度决算及文字说明)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案,财务处在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样,单独保存。

第十八条 财务处、档案馆应提供合适的会计档案保管条件,做好防火、防盗、防霉、防潮,防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折。

第十九条 学校各部门及财会人员之间交接会计档案,交接双方应当办理会计档案交接手续。

第二十条 移交会计档案,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十一条 移交的会计档案为纸质会计档案的,应当保持原卷的封装;电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受部门应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十二条 学校财务处应设立会计档案查阅薄,记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。

第二十三条 学校财务处保存的会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,已移交档案馆的,须经财务处负责人和档案馆负责人批准,尚未移交档案馆的,经财务负责人批准后(重大或重要事项报学校分管校领导批准),方可办理借阅登记手续,并限期归还。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和接换。

第二十四条 对涉密的会计档案,未经学校法人代表批准,不得以任何形式查阅或者复制。

第二十五条 学校财务处、档案馆应组织相关人员,每年对会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;对保管期满,已无保存价值的会计档案应当按照一定程序进行销毁。

第二十六条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十七条 保管期满的会计档案,除本办法第二十六条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

(一)由学校档案馆会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限,销毁原由、销毁时间等内容;

(二)由档案馆和财务部负责人、主管财务和档案工作的校领导分别在销毁清册上签署意见;

(三)销毁会计档案时,应当由档案馆和财务处共同派员监销,电子会计档案销毁时,还应当由信息系统管理人员监销;

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,将监销情况分别报告学校分管财务和档案工作的校领导。


第四章  附 则


第二十八条 本办法由财务处负责解释和修订。

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