第一章总则

第一条为做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建中的作用。根据《中华人民共和国档案法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合学校基本建设工作的具体情况，特制定本办法。

第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、策划、建设到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、使用等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

第二章档案资料的管理

第三条基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。

第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第五条项目建设过程中工程总承包单位、工程建设单位现场指挥机构（学校后勤处或指挥部）、勘察单位、设计单位、施工分包单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，其他有关单位应按时整理、移交给建设单位。

第六条档案资料的汇总整理

（一）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

（二）建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

第七条建设单位、工程总承包单位、施工单位、勘察单位、设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

第八条凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强可提供利用的手段和措施，保证使用。

第九条归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十条对超过保管期限的基本建设项目档案资料进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经过审批手续（分管校领导、校行政档案管理负责人、项目档案管理员共同会签），登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。

第十一条设计建设大、中型建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的，符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

第三章 竣工档案资料的管理要求

第十二条竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定：施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

第十三条施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录、签证等，整理好变更文件，按规定编制好竣工图。工程竣工前，由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量，基本建设主管部门、施工企业的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。

第十四条编制竣工图的费用，按下列办法处理：

（一）因设计失误造成设计变更较大，施工图不能代用或利用的，由设计单位负责绘制竣工图，并承担其费用。

（二）因建设单位或主管部门要求变更设计，需要重新绘制竣工图时，由建设单位绘制或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建设投资中解决。

（三）第（一）、（二）项规定以外的，则由施工单位负责编制技工图，所需费用，由施工单位自行解决。

第四章 归档范围和保管期限

第十五条建设项目文件材料归档范围，根据《基本建设档案案卷整理规范》执行。

第十六条特殊专业的建设项目可参照行业相关规定制定补充办法。建设单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料规定详细的归档范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。

第十七条基本建设项目档案资料的保管期分为:永久、长期（30年）、短期（10年）三种。长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第五章附则

第十八条本办法解释权属后勤处。

第十九条本办法自公布之日起施行，此前有与本办法不符的规定，以本办法为准。

附件：《基本建设档案案卷整理规范》

附件：

基本建设档案案卷整理规范

1.主题内容与适用范围：本规范规定了基本建设档案案卷整理的基本要求、程序、方法和归档范围。本规范适用于一般建筑工程档案的案卷整理。

2.引用标准

GB／T11822一89科技档案案卷构成的一般要求

DB37／T181一93工业企业档案案卷格式

3.术语

3.1基本建设档案亦称工程建设档案。是指建设工程从酝酿、决策到建成使用的全过程中直接形成的应归档保存的文字、图表、声像等不同形式与载体的文件材料。

3.2 档号档案的编号，包括分类号、项目代号、案卷号。

4.工程文件材料归档的基本要求

4.1 归档的工程文件材料应完整。

4.2归档文件材料内容应准确，工程应按规定绘制竣工图，各项签批手续应完备。

4.3归档文件材料应书面清晰，字迹工整，制作和书写材料益于长期保存。

5.工程文件材料的归类排列

5.1将工程文件材料按项目立项、项目设计、项目施工、项目竣工等阶段归类。

5.2依照《基本建设工程文件材料归档范围》的顺序，结合基本建设程序对各阶段文件材料进行系统排列。

5.2.1 文字部分按问题结合时间排列。密不可分的文件按先批复后请示；先审批后申请；先正文后附件（含图样文件形式的附件）；先印件后槁件；先译文后外文的顺序排列。

5.2.2图样部分按建筑、结构、采暖、卫生与煤气、电气、通风、设备安装等专业的顺序结合图号排列，或根据图样所反映对象在结构上的隶属关系排列。

6.组成案卷

6.1组卷应遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系。

6.2文字材料按5．1规定的阶段组卷。一项工程的文件材料较少时，可将阶段合并组卷。文件材料较多时，亦可将一个阶段形成的文件材料按问题组合为数卷。案卷厚度一般不得大于30mm。

6.3图样材料按建筑、结构、采暖、卫生与煤气、电气、通风等专业组卷。一项工程的图样材料较少时，亦可将专业合并组卷。

6.4文字、图样材料混合卷，文字材料在前、图样材料在后，图样与文字材料密不可分的除外。

7.卷内文件材料的整理

7.1案卷内文件材料的规格应基本一致。

7.2规格较小的原材料、半成品、成品出厂质量证明和试（检）验报告等文件材料，应按类别、品种、型号平行或阶梯式地托裱在60克以上的白纸上，并按自上面下的顺序在被托裱文件材料的右下角用阿拉伯数字自1起编写固定号。托裱纸的底部应加注“此页共×张”标记。

7.3图纸折叠为297mmX210mm统一幅面，折叠方法采用“手风琴”式，图面朝里，标题栏外露。

7.4案卷需装订的文件材料，其左侧装订部位应有足够的装订边。凡可能出现装订压字现象的文件，应在装订部位托裱装订边条。

7.5案卷采用不装订形式的文件材料，应先以每份文件或反映同一问题的文件材料为单位，按规范9的要求装订成件，然后在每件文件材料的右上角逐件加盖档号章并按要求填写。

8.案卷编目

8.1编写案卷页号

8.1.1案卷内以有书写内容的页面编写页号。

8.1.2页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角。

8.1.3案卷内页号顺序均从1开始，用阿拉伯数字依次标注，不得有空号、重号。不装订的案卷，以件为单位，件内页号均从1起编写。

8.1.4两张以上小幅面文件材料托裱在同一页纸上的，按1 页编写页号。

8.1.5案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

8.2编写卷内目录

8.2.1卷内目录采用DB37／T181一93的格式。

8.2.2顺序号以一份文件或反映一个问题的文件材料为单位从1 起依次标注，不装订的案卷按件填写。

8.2.3文件材料题名亦称文件标题。

8.2.4文件编号填写文件的文号或图号。

8.2.5责任者填写文件材料的直接编制单位或主要责任者。

8.2.6日期填写文件材料的形成日期。

8.2.7页次填写每件文件材料首页标注的页号，最后一份文件填写首未两页的页号，用“首页号／未页号”表示，不装订的案卷填写每件文件材料的页数。

8.2.8卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。

8.3卷内备考表的编制

8.3.1卷内备考表的形式采用DB37／Tl81一93格式。

8.3.2卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数或页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

8.3.3卷内备考表排在案卷内文件材料的尾页之后。

8.4案卷封面的编制

8.4.1案卷封面采用DB37／T181一93格式。

8.4.2案卷题名应简明准确地揭示卷内文件材料的内容，案卷题名的内容一般应包括单位或地区名称、工程名称、卷内文件材料归纳内容及主要文种。

8.4.3编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

8.4.4编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。

8.4.5保管期限与密级按有关规定填写。

8.4.6档号填写档案的分类号和案卷顺序号，进馆档案的档号由相应的档案馆填写。

8.4.7档案馆(室)代号填写档案管理部门给定本档案馆(室）的编号。

8.4.8缩微号填写缩微时给定本卷的编号。

8.4.9封面所用数字除案卷题名外，一律采用阿拉伯数字。

8.5案卷脊背的编制。案卷脊背应填写案卷题名及档号。案卷题名采用竖写形式自左至右书写。

9.案卷或文件的装订

9.1拆除案卷内文件的金属物。

9.2装订材料应选用线绳或不锈钢等不易锈蚀的材料。

9.3用线绳装订的案卷及不装订案卷内的文件采用三孔一线装订法，装订位置在案卷或文件左侧中部，距左端12mm，装订长度160mm，结头系在案卷或文件背面。

附录A

基本建设工程文件材料归档范围

A1项目立项阶段

A1．1项目申报

A1．1．1项目建议书或项目申请及批复。

A1．1．2可行性研究报告。

A1．1．3可行性论证意见。

A1．1．4项目评估文件。

A1．1．5环境预测、调查报告。

A1．1．6计划任务书及批复。

A1．1．7与项目有关的会议记录、领导讲话、信函、录音、录像、照片等。

A1．1．8涉外文件材料。

A1．2地质勘探

A1．2．1地质勘探委托书、合同书。

A1．2．2地质勘探报告。

A1．2．3钻探点平面配置图。

A1．2．4地质剖面图。

A1．2．5钻孔工程地质综合柱状图。

A1．2．6木工、水工实验材料。

A1．2．7工程预算。

A1．3工程征地申照

A1．3．1征用土地、批准文件及红线图。

A1．3．2拆迁、补偿协议书。

A1．3．3定点报告、规划方案、建筑方案申批文件。

A1．3．4建筑设计防火申批文件。

A1．3．5环境保护三同时申批文件。

A1．3．6卫生防疫申批文件。

A1．3．7劳动保护三同时申批文件。

A1．3．8建筑工程申请表及请照图。

A1．3．9建筑工程规划许可证。

A1．4招投标文件材料

A1．4．1招标、投标、决标文件。

A1．4．2工程承发合同、协议书。

A1．5工程监理文件

A1．5．1建筑工程施工质量监督申报书。

A1．5．2准予开工通知书。

A1．5．3监督员通知书。

A2项目设计阶段

A2．1设计合同。

A2．2初步设计（扩大初步设计）。

A2．3技术设计。

A2．4设计计算书、说明书。

A2．5设计评价、鉴定及审批。

A3项目施工阶段

A3．1土建工程。

A3．1．1开工报告。

A3．1．2图纸会审、技术交底。

A3．1．3设计变更记录、工程更改洽商及技术联系核定文件。

A3．1．4施工组织设计。

A3．1．5施工日志

A3．1．6原材料、半成品、成品出厂质量证明和试（检）验报告。

A3．1．6．1钢筋、型钢合格证及试（检）验报告。

A3．1．6．2水泥合格证及试（检）验报告。

A3．1．6．3砖合格证及试（检）验报告。

A3．1．6．4防水材料合格证及试（检）验报告。

A3．1．6．5焊条（丝）和焊剂合格证。

A3．1．6．6各种构件合格证。

A3．1．6．7砂石试（检）验报告。

A3．1．6．8外加剂合格证及性能检验文件。

A3．1．6．9门、窗、防火、保温、防腐、装饰材料等成品、半成品、原材料出厂合格证。

A3．1．7施工试验记录

A3．1．7．1土壤试验（干容重含水率试验报告）。

A3．1．7．2砂浆试验（砂浆配合比通知单和试件抗压强度试验报告)。

A3．1．7．3混凝土试验（混凝土配合比通知单和试件抗压强度试验报告，混凝土施工记录，混凝土渗透试验报告、预构件结构、性能检验报告，混凝土强度验收评定表）。

A3．1．7．4焊接试验（焊接质量记录及焊接检测实验报告）。

A3．1．7．5现场预应力、混凝土实验（预应力锚具、夹具合格证及硬度，锚固能力抽检试验报告、顶应力钢筋及钢丝墩头强度抽检记录）。

A3．1．8施工记录

A3．1．8．1地基处理（强夯施工现场记录和强夯地基施工记录）。

A3．1．8．2地基钎探（钎探记录表、基础钎探编号平面布置图）。

A3．1．8．3桩基施工记录。

A3．1．8．4结构吊装、预制混凝土、楼板（屋面板）安装记录（构件吊装记录、预应力钢筋冷拉记录施加预应力记录）。

A3．1．8．5现场预应力施工记录（混凝土工程施工记录）。

A3．1．8．6沉降观测记录。

A3．1. 8．7施工测温记录。

A3．1．8．8施工放线测量记录（工程定位放线记录及验收记录，定位测量记录、楼层测量记录）。

A3．1．8．9烟道、通风道、垃圾道畅通记录。

A3．1．8．10质量事故处理记录。

A3．1．9隐蔽工程验收阶段。

A3．1．9．1地基验槽（地基、垫层、灰土隐蔽工程检查验收记录）。

A3．1．9．2钢筋工程（钢筋隐蔽工程验收记录）。

A3．1．9．3防护工程及楼地面（楼面、屋面板安装、隐蔽工程验收记录，卷材防水、屋面隐蔽工程验收记录，防水工程渗漏试验记录表）。

A3．1．10基础结构验收记录。

A3．2建筑采暖卫生与煤气安装工程。

A3．2．1主要材料设备、配件、产品出厂合格证。

A3．2．2管道隐蔽工程验收记录。

A3．2．3施工试验记录。

A3．2．3．1强度试验记录。

A3．2．3．2严密性试验记录。

A3．2．3．3灌水试验记录。

A3．2．3．4吹洗试验记录。

A3．2．3．5通水试验记录。

A3．2．3．6调试记录。

A3．2．3．7预拉伸记录。

A3．2．3．8锅炉烘煮记录。

A3．2．3．9设备试运转记录。

A3．2．4施工试验记录主要包括卫生器具盛水试验记录，管道通球检验记录，排水管道通水记录，水汽压试验记录，排水管道灌水渗漏试验记录，阀门清洗试验记录，试压（强度严密性）试验记录，伸缩比制作安装记录，管道冲洗记录，隐蔽工程验收记录。

A3．3电气安装工程。

A3．3．1电气设备、材料合格证与产品检验。

A3．3．2隐蔽工程验收记录（电气配管、电缆）电气接地与平面示意图。

A3．3．3绝缘电阻、接地电阻测试记录（电气照明器具通电安全检查记录、异步电动机试验报告等）。

A3．3．4电气设备安装调整试运转记录。

A3．4通风与空调工程。

A3．4．1通风材料、产品（阀门，衬垫、预制件等）设备（空气处理、通风、制冷）合格证、说明书。

A3．4．2进场检查、验收试验记录。

A3．4．3制冷及冷水管道试验记录。

A3．4．4隐蔽工程验收记录。

A3．4．5空调调试记录。

A3．5电梯安装工程。

A3．5．1电梯装箱单、合格证、说明书等随机文件。

A3．5．2设备检查记录。

A3．5．3设计变更。

A3．5．4自检、互检、专检记录及隐蔽工程验收记录。

A3．5．5绝缘、接地电阻测试记录。

A3．5．6试运转记录。

A3．5．7调整试验记录。

A3．5．8电梯安装工程竣工验收证书。

A3．5．9电梯安装工程保修证书。

A3．6工程质量检验评定。

A3．6．1质量保证资料核查表。

A3．6．2地基与基础工程质量评（核）定表。

A3．6．3主体工程质量评（核）定表。

A3．6．4单位工程分部质量评定汇总表。

A3．6．5单位工程观感质量评(核)定表。

A3．6．6单位工程质量综合评定表。

A3．7工业设备安装工程。

A3．7．1施工合同、协议。

A3．7．2开工、停工、复工报告。

A3．7．3技术交底、图纸会审、技术核定文件。

A3．7．4工程联系、设计变更单。

A3．7．5通风设备设施安装工程施工记录。

A3．7．6管道工程施工记录。

A3．7．7电气工程施工调试记录。

A3．7．8容器工程施工记录。

A3．7．9自动化仪表、安装施工调试记录。

A3．7．10筑炉工程施工记录。

A3．7．11通风工程施工记录。

A3．7．12焊接工程施工检测记录。

A3．7．13整装（散装）锅炉安装施工记录。

A3．7．14质量事故报告及处理记录。

A4项目竣工验收阶段。

A4．1工程竣工验收申报文件。

A4．2全部竣工图。

A4．3工程决算。

A4．4工程竣工验收会议文件。

A4．5工程质量评定材料。

A4．6工程竣工验收证明书。

A4．7工程有关的声像材料。

A4．8土地使用权证（或不动产证书）。

A4．9房屋所有权证（或不动产证书）。