第一章总则

第一条 为了加强本校的档案工作，实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化，进一步提高档案管理水平，更有效地保护和利用档案，更好地为学校和社会服务，依据《中华人民共和国档案法》及国家教育部《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合本校实际，特制定本办法。

第二条我校档案是指建校以来，学校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、照片（含底片）、声像、磁盘、光盘、实物等不同载体形式的历史记录。

第三条档案工作是维护本校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。必须把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围，切实加强对档案工作的领导和管理，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，使其与学校其他工作同步发展。

第四条学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第五条学校档案工作应建立科学的管理制度，采用先进技术，实现档案管理的现代化，开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

第二章 档案工作管理体制

第六条学校档案馆是在主管校领导直接领导下的全校档案工作职能管理部门，对全校档案工作实行统筹规划、组织协调，对部门档案管理工作进行监督和指导，负责保存和提供档案利用。根据学校实际和工作需要，条件成熟的部门可在档案馆指导下设档案分室，档案分室受学校档案馆和主管业务部门的双重领导。

第七条学校档案工作在校长统一领导下，由副校长或（校办主任）分管。

第八条档案馆具有对学校档案工作的行政管理、业务指导和对本校档案永久保存、提供利用的两种职能。

第九条建立档案工作网络。学校各部门、二级学院应把档案工作列入本部门议事日程和目标责任制，切实加强领导和管理。必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并视情况配备1名兼（专）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

第三章 基本任务与职责

第十条档案馆的基本任务：

（一）贯彻执行档案工作方面的政策法规，规划全校档案工作；

（二）制定本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作，主动为教学、科研及各项管理工作服务。

（五）参加档案信息工作的整体化和现代化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（六）负责对全校兼（专）职档案工作人员的业务培训；

（七）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（八）开展档案学术研究和交流活动；

（九）兼管校史展建设和校史馆展览和珍贵档案陈列工作；

（十）完成上级部门和学校领导交办的任务。

第四章 档案队伍建设

第十一条档案工作人员必须努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持科学发展观，“三个代表”重要思想，习近平新时代中国特色社会主义思想，坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针政策及学校各项规章制度。热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，公正廉洁，严守党和国家秘密，具备档案专业知识和相关学科的科学文化知识，具有大专以上学历和一定的现代化管理知识技能。

第十二条各部门负责人应为档案工作人员提高政治、业务素质和经济待遇创造条件。关心他们的思想、工作、生活，稳定档案人员队伍。

第十三条档案工作人员要热爱档案专业，忠于职守，遵守纪律，全心全意为学校服务。

第十四条档案工作人员属档案专业技术人员，实行专业技术或职员职务聘任制。

第五章 经费、库房与设施

第十五条学校根据档案工作发展需要，按照年度安排预算经费并单独立项。各部门对用于保存本部门归档文件所需的档案装具和设备等，应在其经费中给予保证。

第十六条必须遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆（室）提供专用的、符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。库房应安装防火、防盗自动报警装置，配置防尘、防虫、防鼠、防强光及恒温、恒湿设施，确保档案安全。

第十七条学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等办公自动化设备，逐步实现计算机管理与档案信息化管理。

第六章文件材料的形成和归档

第十八条各部门档案人员应按工作程序，进行文件材料形成过程中的积累，工作结束时整理、立卷，并按归档要求经本部门负责人审查合格后归档。

第十九条各部门在教学、科研、党政管理等活动中形成的各类文件材料，须按规定向档案馆及时移交，任何个人不得占为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。向学校档案馆捐赠档案资料者，学校予以奖励。

第二十条学校档案馆应主动征集与学校有关的各类文件材料和资料。

第二十一条对科研成果、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。

第二十二条文件材料的归档范围分为十四类（详见附件1）。

第二十三条归档要求

（一）实行部门和科研课题组立卷的部门立卷制度，各部门、二级学院均为立卷部门，对档案分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

（二）归档的材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、符合有关规范和标准。

（三）凡归档的本部门形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。

（四）归档的文件材料必须经过整理、鉴定，按照《档案手册》上规定的保管期限和保密意见进行归档。

（五）文件材料整理后，由各部门的档案人员立卷，案卷经本部门负责人审查签字后，填写移交清单，向学校档案馆移交归档。

（六）几个部门合作完成的项目，项目完成后1个月内，由主办部门将完整的材料整理立卷，移交学校档案馆。

（七）归档案卷必须按规定填写卷内目录。卷内目录必须采用计算机打印。

（八）凡撤销、分部门或合并的部门的档案，一定要全部征集上来，不得散失。

第二十四条归档时间和档案交接手续：

（一）学校党政部门和能按年度归档的部门，应在当年年底（放寒假）前归档。

（二）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

（三）教学综合管理文件于次年六月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），当年寒假前一次性归档。

（四）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本校档案馆（室）统一保管。

（五）档案馆随时接收上级规定应接收的档案。

（六）立卷部门向档案馆（室）移交档案时，交接双方应根据档案目录，共同当面检查、验收。对重要的、有密级的案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理交接手续。对不符合质量要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。

（七）严格交接手续。移交时交接双方要填写移交目录，办理交接签字手续。移交目录一式两份，双方各执一份备查。

第二十五条凡反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、对各项工作具有长远利用查考价值的档案须永久保存。

第七章 档案的管理

第二十六条学校档案馆在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按规定的分类编号方案进行统一分类、登记、编目、排列。 进库档案必须保证案卷质量。

第二十七条档案的密级分为：绝密、机密、秘密三级。

第二十八条 已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审查核准并签署意见，交学校档案馆归档。

第二十九条部门撤销、合并及部门人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得擅自带走或销毁。

第三十条各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。

（一）永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是本校形成的重要文件材料，二是上级机关针对本校所发的重要文件材料。

（二）长期：凡在相当长的时间内，本校需要查考利用的档案，列为长期保管。它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六至五十年左右。

（三）短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案列为短期保管。其保管期限为十五年（含十五年）以下。

第三十一条档案库房要坚固，做到防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁。

档案馆应不断研究和改进档案的保护技术，对已破损、虫霉和字迹褪色的档案，应及时进行修复和复制。学校要为档案保护提供必要的条件。

第八章档案的开发和利用

第三十二条学校档案馆及各档案分室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用工作。

第三十三条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆馆长同意，必要时报经校领导审批。

第三十四条严格执行查阅、借阅登记手续。对查阅、摘抄或复制的档案材料，须经审核，并注明出处，加盖公章，方能生效和带走；对借出的档案，要定期催还。

第九章档案的鉴定和统计

第三十五条档案馆应严格按照《湖南信息学院档案鉴定、销毁制度》的规定，认真做好档案的鉴定、销毁工作。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。档案鉴定工作由学校档案馆、有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组。

第三十六条销毁档案应造具清册，经分管学校领导批准后，鉴定小组指定两人以上进行监销，批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

第三十七条档案馆应定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按照有关规定向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送本校档案工作基本情况统计报表。

第十章 条件保障

第三十八条 高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十九条 高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十条 高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第十一章考核、奖励和处罚

第四十一条建立档案工作检查和评估制度，对档案工作成绩出色的部门和优秀档案工作人员给予表扬奖励。

第四十二条建立健全档案工作年度考核制度，考核工作由校办公室协调有关职能部门和业务部门进行，考核的部门以立卷部门为对象，个人以兼职档案人员为对象。档案工作年度考核不合格的部门，其主管领导和兼职档案员年终考核不能评定为优秀。

第四十三条有下列情形之一的，各级行政部门或学校应给予表彰和奖励：

（一）对本部门档案的收集齐全、整理规范、归档完整、移交及时的；

（二）对学校档案的现代化管理和档案信息化建设作出显著成绩的；

第四十四条有下列行为之一的，由学校档案行政管理部门或有关主管部门责令限期整改，情节严重的，追究部门主管领导责任外，部门档案年度考核一票否决：

（1）本部门重要档案材料应归不归，拒绝归档的；

（2）档案移交不及时，拒绝按规定要求移交档案的；

（3）违反规定，擅自扩大或缩小归档范围的；

（4）不按规定利用档案的；

（5）不按照学校规定和要求建设本部门档案资料室造成档案损失的；

（6）不按照学校要求完成档案信息化建设的。

第十二章 附 则

第四十五条本办法由校档案馆负责解释。

注：附件1.文件材料归档范围

附件2.档案工作考核表

附件1：

文件材料归档范围

一、党群工作类：主要包括院党委、纪检、工会、团委、组织、宣传、统战等部门的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等具有保存价值的文件材料。

二、董事管理类：主要包括董事会、董事长、监事会及海南度假基地各种文件、会议记录、工作计划、总结及外事活动等具有保存价值的文件材料。

三、行政管理类：主要包括各行政主管部门和院务会、人事、招生、就业、后勤、保卫、图书、档案等方面的各种文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等具有保存价值的文件材料。

四、教学活动类：主要包括反映专业设置、教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

五、科研活动类：主要包括科研综合管理和各科研课题从科研准备到科研成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料。

六、基本建设类：主要包括基建综合管理和各工程项目新建、扩建、改建、维修等全过程形成的文件材料。

七、仪器设备类：主要包括仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺的仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件以及在接受、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

八、出版物类：主要包括自编教材和学报、其他学术刊物等。

九、外事活动类：主要包括外事综合管理和有关部门人员出席相关国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及聘请的外籍、港澳台专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料。

十、财会类：主要包括财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。

十一、声像类：主要包括上级领导来校视察、院领导的重要活动、兄弟部门来校访问、院内各方面重要工作、主要会议、重要纪念活动的照片（包括电子版）、录音带、录像带、影片、移动硬盘及有关部门文件材料。

十二、实物类：主要包括反映学校在各项工作及社会活动中获得对学校有保存价值的奖旗、奖杯、证书、废章、手迹、纪念品等实物。

十三、规划统计类：规划统计主要是指我校在现代大学管理中，遵循高教规律，对教育事业形成的近期、中长期发展规划，行动指南，实现科学管理开展的专项指标方面工作的各项统计报表、质量报告、年鉴等材料。

十四、学生类：主要包括在校学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表、党团组织档案等。

附件2：